電子帳簿保存法特設サイトに掲載されている一問一答について、新しく掲載されている問が増えています。今回はそれらの中からEDI取引のデータ保存に関するものをピックアップしてみました。
概要
問35 ＥＤＩ取引を行った場合について、取引データそのものを保存する必要があるでしょうか。それとも、ＥＤＩ取引項目を他の保存システムに転送し、エクセル形式やＰＤＦデータ等により保存することも可能でしょうか。
【回答】
ＥＤＩ取引で授受した電子取引の取引情報として保存すべきデータは、ＥＤＩ取引で実際に授受したデータそのものに限定されておらず、当該ＥＤＩ取引で授受したデータについて、その取引内容が変更されるおそれのない合理的な方法により編集されたデータにより保存することも可能です。
【解説】
電子取引を行った場合には、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないことが規定されていますが、必ずしも相手方とやり取りしたデータそのものを保存しなければならないとは解されません。
例えば、ＥＤＩ取引においてデータをＸＭＬ形式でやり取りしている場合であって、当該ＸＭＬ形式のデータを一覧表としてエクセル形式に変換して保存するときは、その過程において取引内容が変更されていない限りは、合理的な方法により編集したものと考えられるため、当該エクセル形式のデータによる保存も認められます（取扱通達７－１参照）。
なお、授受したデータを手動により転記して別形式のデータを作成する場合は、取引内容の変更可能性があることから、当該別形式のデータは合理的に編集したものに当たらないものと考えられます。
まとめると、元データの形式を変換して保存するだけなら何の問題もありませんが、手動でコピペ（転記）をするのはアウト、ということになります。