今回も「電子帳簿保存法」の一問一答（Q&A）の中から、一つの質問をご紹介します。
概要
国税庁が公開している「電子帳簿保存法一問一答」において、令和4年6月に追加された質問の一つに「複数の取引（請求書等）がある場合に検索要件を満たす方法」に関する質問が掲載されています。国税庁の解答を見てみましょう。
問46 複数の請求書等が含まれているようなＰＤＦ形式の電子データは、どのように保存すれば検索要件を満たすこととなりますか。
【回答】
必ずしもこの方法に限られる訳ではありませんが、例えば、受領したPDFファイルを、その取引ごとにデータの同一性を保持したまま記録事項を変更することなく単にデータを分割し、その分割したPDFファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力して一覧性を持って管理し、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。なお、電子取引を行った場合には、検索要件のほか、①システム概要書の備付け（自社開発システムの場合）、②見読可能装置の備付け及び③改ざん防止措置（規則第４条第１項各号のいずれかの要件）を満たす必要があります。
【解説】
取扱通達４－９（検索機能の意義）のとおり、「電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能」とは、検索により探し出された記録事項のみが整然とした形式及び明瞭な状態で出力される機能をいいます。したがって、検索した結果として、特定の記録事項を抽出することができるようにする必要があるところ、その方法として、例えば、受領したPDFファイルを、取引ごとに分割する方法が考えられます。分割に当たっては、その取引ごとにデータの同一性を保持したまま記録事項を変更することなく単にデータを分割することは、取扱通達７－１⑷で示している合理的な方法による編集の範囲内であるため、その分割したPDFファイルのファイル名に規則性を持った形で記録項目を入力して一覧性を持って管理し、かつ税務職員のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合等には、検索要件を満たすと考えられます。回答でも示しているとおり、必ずしもこの方法に限られる訳ではなく、上記のとおり取扱通達４－９で示している内容を満たすことができれば、検索機能を備えていることとなります。
上記に記載されている通り、PDFファイルを分割し、ファイル名に規則性を持たせて管理する方法などが考えられます。また、必ずしも分割する必要があるわけではなく、通達の要件を満たしていれば問題ないとのことです。