メールを変換して電子取引として保存するのはOK？

今回も「電子帳簿保存法」の一問一答（Q&A）の中から、一つの質問をご紹介します。

概要

電子取引においては、メールでのやり取りを保存しておきたい場面も見受けられます。そうは言っても、全てのメールシステムが検索機能を持っているわけではないですから、PDFなどへの変換を行い、管理しやすくしたいという声もあるかと思います。

そのようなことは可能かどうか、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答 」の問45に記載されているので見てみましょう。

問45　自社のメールシステムでは受領した取引情報に係る電子データについて検索機能を備えることができません。その場合、メールの内容をＰＤＦ等にエクスポート・変換し、検索機能等を備えた上で保存する方法も認められますか。

【回答】
認められます。

【解説】
当該メールに含まれる取引情報が失われないのであれば、メールの内容をＰＤＦ等にエクスポート・変換するなど合理的な方法により編集したもので保存することとしても差し支えありません。

というわけで、「合理的な方法により編集したもの」であれば保存は問題ないようです。

ただし、「メールに含まれる取引情報が失われない」という前提がありますから、改変の可能性のある転記などは認められない可能性が高いでしょう。

リンク

• 電子帳簿保存法一問一答